Um dos ralos de dinheiro nas empresas: o tempo das pessoas

O tempo gasto na simples interação entre pessoas e na execução de rotinas de trabalho mal definidas é um dos principais desses custos desnecessários, principalmente nas empresas intensivas no uso de mão de obra (prestadoras de serviço, por exemplo).

O trabalho das pessoas dentro das empresas possui um caráter distinto entre si. Algumas pessoas se focam em atividades mais operacionais. Outras focam em projetos, ou seja, atividades que visam implantar mudanças dentro da organização. Nos dois casos, metodologias e rotinas que melhorem a produtividade das pessoas são sempre bem-vindas.

É claro que grande parte da produtividade das pessoas dependente menos da sua capacidade técnica, e mais de como as atividades são organizadas e entregues. É preciso haver dentro das equipes rotinas que mantenham ou acelerem o ritmo de trabalho das pessoas. Que as tirem da sua zona de conforto.

O tempo é um recurso limitado e, portanto, desperdiça-lo é jogar parte da sua vida fora. Taiichi Ohno, executivo da Toyota e considerado o criador do chamado “Sistema Toyota de Produção” disse certa vez que “o desperdício é mais um crime contra a sociedade do que uma perda nos negócios”.

Muitos gestores utilizam diversos métodos para melhorar a produtividade das suas equipes, algumas com pouco efeito prático (ameaças, brigas, etc), outras com efeito temporário (bônus, promoções, treinamentos, etc). As mudanças mais perenes, porém, se baseiam na mudança da cultura da empresa.

Uma das metodologias que vem ganhando grande aceitação no mercado corporativo é o Scrum [1]. Uma série de conceitos são implantados com base nessa metodologia, mas de maneira bastante simplificada listamos abaixo alguns deles:

• Organização de equipes multidisciplinares, que consigam realizar entregas de ponta a ponta, sem a dependência excessiva de interfaces e insumos de outras áreas equipes
• Planejamento iterativo, utilizando cartões em quadros Kanban (em contraponto, a grandes cronogramas hierárquicos, com tarefas planejadas com grande antecedência)
• Criação e medição de sprints de entrega (diários, semanais e quinzenais)
• Autogestão das equipes. A gerencia tem um papel muito mais de facilitação do que de hierarquia
• E, como todos os métodos: medir, medir, medir

Conclusão

A eliminação de perdas com a gestão do tempo dos membros de equipe tem grande potencial de melhoria dos resultados das empresas. A escolha dos métodos e práticas para melhoria da gestão das equipes depende da dinâmica do trabalho e da maturidade da equipe, mas alguns conceitos são universais. Nesse contexto, o Scrum traz diversas práticas simples que podem ajudar gestores de áreas diversas a melhorar a produtividade das suas equipes.

[1] “SCRUM: A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo”, Jeff Sutherland, 2014

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